Handleiding Gelinkt Notuleren

Waarvoor dient het Gelinkt Notuleren?

Het doel van de applicatie Gelinkt Notuleren is om lokale besturen te ondersteunen bij het nakomen van de publicatieplicht vanaf 2019 — Decreet Lokaal Bestuur. Gelinkt Notuleren is deel van het project LBLOD. Meer informatie over LBLOD. Wat Gelinkt Notuleren voor u kan doen:

  • Opmaken en publiceren van agenda's, besluiten en notulen voor Lokale Besturen;
  • Online, veilig en authentiek bewaren van uw documenten.
  • Automatisch aanvullen van de mandatendatabank bij het publiceren van uw notulen.
  • Met het juiste niveau van beveiliging documenten (publiek) ter beschikking stellen.

Denk even na voor u print! De bomen zullen u dankbaar zijn.

We raden printen ten zeerste af — deze website wordt up to date gehouden, een geprinte versie niet. Druk deze handleiding van 50 pagina's toch af.

Staan er fouten in deze handleiding? Neem contact op met GelinktNotuleren@vlaanderen.be. Deze handleiding wordt regelmatig onderhouden. Kom zeker terug op 18 december om nieuwe functionaliteiten te ontdekken.

Voldoen aan de Publicatieplicht

Het is niet verplicht om Gelinkt Notuleren te gebruiken. Er zijn drie manieren om te voldoen aan de nieuwe publicatieplicht — Decreet Lokaal Bestuur vanaf 1 januari 2019.

Aanmelden

Om toegang te krijgen tot Gelinkt Notuleren, moet u als gebruiker gekend zijn in de gebruikersbeheer Gelinkt Ntouleren. De lokale beheerder die in elk bestuur aanwezig is kan u hier toegang tot geven. Meestal is dit de secretaris/algemeen directeur, griffier of iemand die door de organisatie werd aangeduid. U gaat dus best bij hen ten rade als u niet weet wie uw lokale beheerder is. Meer informatie over gebruikersbeheer.

Surf naar https://gelinkt-notuleren.vlaanderen.be/login om veilig naar de applicatie te surfen.

Browser: Chrome, of Firefox

Om optimaal gebruik te maken van de applicatie, gebruikt u best Chrome of Firefox.

Het kan echter dat bepaalde functionaliteiten niet (volledig) werken zoals het hoort. Mocht u dit opmerken, kunt u ons dit altijd laten weten via GelinktNotuleren@vlaanderen.be.

Voorpagina

Aanmelden verloopt via het gekende gebruikersbeheer Vlaanderen. Klik op de blauwe knop "meld u aan" om verder te gaan.

Pop-up

Vervolgens verschijnt er een popup, die u enkele veilige opties voorstelt om u mee aan te melden.

Verschijnt de popup niet? Zorg dat de instellingen van uw browser goed staan.

Probleem

Indien u toegang wil aanvragen tot Gelinkt Notuleren, neem contact op met uw lokale beheerder. Indien er zich een probleem voordoet, bekijk de mogelijke problemen en hun oplossingen op gebruikersbeheer Vlaanderen. Vindt u daar het antwoord niet, neem contact op met 1700.

Documentoverzicht

Eens u aangemeld bent, krijgt u een overzicht van alle documenten. U zal nog geen documenten te zien krijgen.

U komt op het tabblad "ontwerpen" terecht. Daar vindt u al de notulen die in voorbereiding of in behandeling zijn.

Eens notulen gepubliceerd en goedgekeurd zijn, komen ze in het tabblad "goedgekeurd" terecht.

Concepten kunnen altijd verwijderd worden, en komen in de prullenbak terecht.

Eens een document wordt opgeslagen als concept, ziet u deze verschijnen in het overzicht.

Indien u toegang wil aanvragen tot Gelinkt Notuleren, neem contact op met uw lokale beheerder Indien er zich een probleem voordoet, bekijk de mogelijke problemen en hun oplossingen op gebruikersbeheer Vlaanderen. Vindt u daar het antwoord niet, neem contact op met 1700.

Notuleren

Een nieuwe zitting starten

In het overzicht kan u met de knop bovenaan links een nieuwe zitting starten.

Deze actie opent de tekstverwerker, waar u aan de slag kan met het maken van uw notulen. Bewaar uw document regelmatig om uw notulen niet verloren te laten gaan.

Geef de tekstverwerker de tijd om steeds de omgeving te laden, voor u begint met bewerken. De tekstverwerker interpreteert telkens de omgeving om nieuwe informatie op te halen zoals bijvoorbeeld besturen, en de verkozenen of mandatarissen die aan een bestuur verbonden zijn.

Een sjabloon invoegen

Eens de tekstverwerker geladen is, moedigen wij u aan om een sjabloon te kiezen.

De sjablonen zijn verrijkt met slimme links, die ervoor gaan zorgen dat de informatie die u ingeeft telkens op de juiste manier en naar de juiste plek doorstroomt bij publicatie. De mandaten die u bijvoorbeeld ingeeft kunnen dan automatisch doorstromen naar de mandatendatabank.

Voorlopig is er enkel het sjabloon "Installatievergadering" beschikbaar, in de klassieke stijl. Vanaf 18 december zijn er nieuwe sjablonen beschikbaar:

  • installatievergadering (nieuwe stijl)
  • politieraad (klassieke stijl)
  • politieraad (nieuwe stijl)
  • Eerste vergadering OCMW-raad (klassieke stijl)
  • Eerste vergadering OCMW-raad (nieuwe stijl)

Sjablonen en takenlijsten zijn er om u te helpen, maar u heeft het laatste woord


De sjablonen die we aanbieden zorgen ervoor dat de gelinkte informatie die u ingeeft op een correcte manier naar de juiste plaatsen doorstroomt. Ze zijn er ook om u te inspireren bij het vormen van uw besluiten.


U bent vrij om tekst aan te passen, maar zorg ervoor dat de structuur van het document telkens gerespecteerd blijft. U kan nagaan of dit in orde is door op Toon annotaties te klikken.

Sjablonen invullen

Geef de tekstverwerker de tijd om deze nieuwe informatie in te laden en te interpreteren. Daarna kan u aan de slag.

Takenlijst

Eens u een sjabloon heeft ingevoegd, verschijnt er een takenlijst links van de tekstverwerker die u helpt om het sjabloon te vervolledigen.

Klik op de titels om de taken te vervolledigen, en vink het selectievakje aan eens u de taak heeft vervolledigd. Deze informatie wordt bijgehouden.

Gele en blauwe tekstblokken

In het sjabloon verschijnen er gele en blauwe tekstblokken die ingevuld dienen te worden.

Indien u op een gele tekstblok klikt, krijg u suggesties om in te vullen.

In de blauwe tekstblokken kan u manueel informatie toevoegen.

Klik op "Toon annotaties" om te zien welke informatie gelinkt is, en gepubliceerd zal worden.

Aan de slag

We moedigen u aan om te oefenen met de editor. Start gerust enkele nieuwe zittingen. Zolang u niet publiceert, komt de informatie niet online te staan. Concepten kan u steeds verwijderen. De takenlijst aan de zijkant helpt u om uw notulen goed op te stellen en de juiste stappen te ondernemen.

Refereer voor de installatievergadering zeker ook naar het draaiboek van de VVSG: http://www.vvsg.be/verkiezingen/Pages/default.aspx.

  • Zoek de gele tekst in de template, en klik er op om met behulp van onze kaartjes de juiste informatie te selecteren.
  • Zoek vervolgens de blauwe tekst, en pas de tekst hierin manueel aan.
  • Vanaf 18 december kan u agendapunten publiceren.

Om uit de tekstverwerker te gaan, bewaar uw document, en klik linksboven op Terug naar overzicht notulen.

Publiceren

Hoe gaat het in zijn werk?

Publiceren

U kan uw agenda, besluitenlijst en notulen publiceren. Er wordt telkens een voorbeeld getoond van wat u exact gaat publiceren. U beslist zelf wanneer dat gebeurt, maar hou rekening met de termijnen.

Hieronder een voorbeeld van publicatie voor uw agenda.

Publicatie bekijken

De publicaties van de notulen komen vanaf januari terecht op https://publicatie.gelinkt-notuleren.vlaanderen.be. Dit is hoe de publicatie van een agenda er uit ziet:

Documenten worden met het juiste niveau van beveiliging online ter beschikking gesteld.

  • Stel essentiële informatie ter beschikking voor de leden van uw bestuur;
  • breng toezichthoudende overheden op de hoogte en voldoe aan de publicatieplicht met de druk van een knop;
  • geef burgers eenvoudig toegang tot publieke informatie.

Ondertekenen & Valideren

Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf januari.

Momenteel kan u de notulen voorbereiden, maar nog niet publiceren en ondertekenen.

Hoe gaat het in zijn werk?

Uw documenten blijven online authentiek en veilig bewaard.

  • Enkel personen met de juiste bevoegdheid kunnen documenten ondertekenen;n.
  • documenten worden online getekend en verzegeld;
  • documenten kunnen op elk moment gevalideerd worden op echtheid.

Mandatenbeheer

Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf januari.

Momenteel kan u de notulen voorbereiden, maar nog niet publiceren en ondertekenen.

Vul automatisch de mandatendatabank aan bij het publiceren van uw notulen. De mandaten worden gepubliceerd op https://loket.lokaalbestuur.vlaanderen.be voor de Vlaamse Overheid en aangevuld op http://mandaten.lokaalbestuur.vlaanderen.be voor de burgers.

Website mandatenbeheer

Website mandatendatabank

  • De tekstverwerker herkent automatisch de juiste mandatarissen in uw besluiten;
  • maak gebruik van sjablonen voor het wijzigen van mandaten;
  • wijzigingen in mandaten worden bij publicatie automatisch up-to-date gebracht in de mandatendatabank.

Installatievergadering

Draaiboek installatievergadering

VVSG heeft voor deze speciale gelegenheid een draaiboek gemaakt. Op deze link vindt u de laatste versie van het draaiboek terug, samen met andere informatie: http://www.vvsg.be/verkiezingen/Pages/default.aspx. Dit draaiboek zal u helpen om de installatie vlot te laten verlopen.

Ook voor de politieraad is er meer informatie beschikbaar: http://www.vvsg.be/veiligheid/lokalepolitie/verkiezingen/Pages/default.aspx.

Takenlijsten installatievergadering

Eens u de template "Installatievergadering" invoegt, verschijnt er een takenlijst aan de linkerkant die u helpt voor en tijdens de zitting. Deze takenlijst is gebaseerd op het draaiboek van de VVSG.

Gebruikersbeheer

Om toegang te krijgen tot Gelinkt Notuleren, moet u de nodige toegangsrechten gekregen hebben via het gebruikers- en toegangsbeheer. Dit gebeurt door de lokale beheerder die in elk bestuur aanwezig is. Meestal is dit de secretaris/algemeen directeur, griffier of iemand die door de organisatie werd aangeduid. U gaat dus best bij hen ten rade als u niet weet wie uw lokale beheerder is.

Aanmelden en navigeren

Om als lokale beheerder rechten toe te kennen aan gebruikers, surft u naar https://vo-gebruikersbeheer.vlaanderen.be. Meld u aan met uw favoriete aanmeldingssysteem.

Kies vervolgens de juiste doelgroep, en het bestuur waar u zich voor wil aanmelden.

Klik op 'snel rechten toekennen', om te starten.

Zoeken naar de juiste persoon

U krijgt een overzicht te zien, waar u kan zoeken naar de juiste persoon.

Zoeken naar de juiste rechten

Vervolgens kan u voor de geselecteerde persoon de juiste rechten zoeken. Zoek naar "Gelinkt Notuleren".

Rechten toekennen

Klik op "Gelinkt Notuleren" om rechten toe te kennen. Dit gebeurt op basis van context (niet meer op basis van rol zoals vroeger).

U kan een gebruiker tot bepaalde onderdelen van de applicatie toegang verlenen of ontkennen aan de hand van die contexten. Eens een gebruiker toegang heeft tot een bepaalde context, kan deze gebruiker alle acties uitvoeren voor de bijbehorende onderdelen. Een gebruiker kan rechten krijgen voor meerdere contexten.

Er zijn 4 profielenvoor deze applicatie:

  • Schrijver

    Rol: opmaken van de notulen.

  • Ondertekenaar

    Rol: voorbehouden voor wie de notulen mag ondertekenen. Dat zal dus in de meeste gevallen de algemeen directeur zijn en de burgemeester of voorzitter van de gemeenteraad.

  • Publiceerder

    Rol: publicatie van de agenda, de besluitenlijst, de notulen (openbaar gemaakt).

  • Sjablonen valideerder

    Het is op termijn ook mogelijk om eigen sjablonen aan te maken, wie die context heeft zal die kunnen aanmaken.

Geef ook een reden op om het recht toe te kennen.

Voltooien

U wordt gevraagd om het toekennen van rechten te bevestigen, waarna een boodschap verschijnt indien het proces met succes voltooid werd.

Probleem

Indien er zich een probleem voordoet, neem contact op met het gebruikersbeheer Vlaanderen.

Staan er fouten in deze handleiding? Neem contact op met GelinktNotuleren@vlaanderen.be.